Sistema de denuncia de irregularidades de Firefly
Información para los declarantes y otras personas distintas de los declarantes.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales relacionados con la denuncia de conductas indebidas es Firefly AB. Los datos de contacto y la información sobre los representantes están disponibles en el sitio web de Firefly AB.
2. Tratamiento general de los datos personales tras la denuncia en el canal de denuncia de irregularidades
El denunciante presentará su denuncia a través de una aplicación web o de un buzón de voz. Se asigna el caso a un gestor especialmente autorizado, que puede leer/escuchar la denuncia.
Solo el empleado o los empleados asignados a un caso en el sistema de denuncias pueden leer/escuchar una denuncia y la correspondencia con el denunciante.
El denunciante puede optar por mantener el anonimato, pero se corre el riesgo de que sea más complicado realizar un seguimiento de la información.
Existe una función de mensajería en la aplicación web. Cuando los denunciantes escriben mensajes en un caso denunciado, el gestor del caso solo ve el número de referencia del caso como remitente.
Tras recibir una denuncia, se realiza una evaluación inicial de la información contenida en la misma para determinar si se necesita más información. El caso da lugar a que el encargado del caso formule una recomendación al responsable del tratamiento en relación con la gestión posterior del caso. Siempre es el responsable del tratamiento de datos quien decide qué medidas tomar basadas en la denuncia.
Las decisiones sobre las acciones pueden incluir, por ejemplo, que el caso debe:
- cerrarse (por ejemplo, por insuficiencia de pruebas u otras razones);
- dar lugar a una investigación más detallada;
- remitirse para su gestión interna o externa (por ejemplo, a la persona responsable en Firefly o a una autoridad policial).
Se recomienda a los denunciantes abstenerse de facilitar información que no sea relevante para el caso. Esto incluye, entre otras cosas, declaraciones deliberadamente falsas e información que pueda percibirse como ofensiva.
3. Finalidad del tratamiento de datos personales
La finalidad del tratamiento de datos personales en relación con la tramitación de casos de denuncia de irregularidades es que Firefly AB prevenga, conozca y aborde las conductas indebidas en sus operaciones y, en algunos casos, pueda establecer, hacer valer o defender reclamaciones legales derivadas de las conductas indebidas denunciadas.
La finalidad del tratamiento de los datos personales es también que Firefly AB cumpla sus obligaciones en virtud de la normativa aplicable en materia de denuncia de conductas indebidas (incluida la ley sobre protección de denunciantes de conductas indebidas).
4. Base jurídica para el tratamiento de datos personales
La base jurídica para el tratamiento de datos personales en denuncias internas y externas es que el tratamiento es necesario para cumplir las obligaciones legales que incumben al responsable del tratamiento. Las obligaciones legales se establecen en la ley de protección de denunciantes de conductas indebidas.
5. Destinatarios de los datos personales
La información del sistema se almacena en Suecia y se procesa en nombre del responsable del tratamiento.
Además, la información que contenga datos personales podrá facilitarse a los contactos designados por el responsable del tratamiento de datos, la autoridad policial o fiscal u otra autoridad.
Las circunstancias de cada caso determinan si es necesario revelar información, como por ejemplo si es necesario iniciar un asunto de personal o, según la denuncia, acudir a la policía.
6. Almacenamiento de datos personales
Los datos personales recopilados para la tramitación de casos de denuncia de irregularidades se conservan durante un máximo de dos años una vez finalizado el tratamiento de los datos del caso.
Un caso de denuncia se considera cerrado cuando la función de denuncia ha tomado medidas de cierre del caso, por ejemplo, cuando el responsable del tratamiento de datos ha decidido que debe cerrarse una investigación, que la información debe remitirse para que se siga investigando o tratando o cuando ha concluido cualquier procedimiento judicial, etc.