Sistema de denúncia de irregularidades na Firefly
Informações para indivíduos que relatam e outros que não relatam.
1. Controlador de dados
O controlador de dados para o processamento de dados pessoais em conexão com a denúncia de má conduta é a Firefly AB. Informações de contato e informações sobre os representantes estão disponíveis no site da Firefly AB.
2. Tratamento geral de dados pessoais após a denúncia no canal de denúncias
Os indivíduos que fazem denúncias são reportados por meio de um aplicativo da web ou por correio de voz. Um supervisor especialmente autorizado é designado para o caso e pode então ler/ouvir o relatório.
Somente funcionários atribuídos a um caso no sistema de relatórios pode(m) ler/ouvir um relatório e a correspondência com o indivíduo que está relatando.
A pessoa que faz a denúncia pode optar por permanecer anônima, mas há o risco de que as informações sejam mais difíceis de serem acompanhadas.
Há uma função de mensagens no aplicativo web. Quando pessoas que relatam escrevem mensagens em um caso relatado, o responsável pelo caso vê apenas o número de referência do caso como o remetente.
Após o recebimento de um relatório, é feita uma avaliação inicial das informações contidas no relatório para determinar se são necessárias mais informações. O caso faz com que o responsável pelo tratamento forneça uma recomendação ao controlador de dados com relação ao tratamento posterior. É sempre o controlador de dados que decide sobre as ações com base no relatório.
As decisões sobre as ações podem incluir, por exemplo, que o caso deve ser resolvido:
- ser encerrado (por exemplo, devido a evidências insuficientes ou outros motivos),
- iniciar uma investigação mais aprofundada,
- ser encaminhado para tratamento interno ou externo (por exemplo, para a pessoa responsável na Firefly ou para a autoridade policial).
Os denunciantes são incentivados a não fornecer informações que não sejam relevantes para o caso. Isso inclui, entre outras coisas, declarações conscientemente falsas e informações que possam ser consideradas ofensivas.
3. Finalidade do processamento de dados pessoais
A finalidade do processamento de dados pessoais em conexão com o tratamento de casos de denúncia é que a Firefly AB previna, tome conhecimento e resolva a má conduta em suas operações e, em alguns casos, seja capaz de estabelecer, afirmar ou defender reivindicações legais decorrentes da má conduta relatada.
A finalidade do processamento de dados pessoais também é para que a Firefly AB cumpra suas obrigações de acordo com as regulamentações aplicáveis relativas à denúncia de má conduta (incluindo a lei sobre proteção para indivíduos que denunciam má conduta).
4. Base jurídica para o processamento de dados pessoais
A base jurídica para o processamento de dados pessoais em relatórios internos e externos é que o processamento é necessário para cumprir as obrigações legais impostas ao controlador de dados. As obrigações jurídicas estão definidas na lei sobre proteção para indivíduos que denunciam má conduta.
5. Destinatários de dados pessoais
As informações no sistema são armazenadas na Suécia e processadas em nome do controlador de dados.
Além disso, as informações que contêm dados pessoais podem ser fornecidas aos contatos designados do controlador de dados, da autoridade policial ou do promotor público ou de outra autoridade.
As circunstâncias do caso individual determinam se as informações precisam ser divulgadas, como, por exemplo, se é necessário iniciar uma questão pessoal ou, devido à denúncia, registrar um boletim de ocorrência.
6. Armazenamento de dados pessoais
Os dados pessoais coletados para o tratamento de casos de denúncias são retidos por um período máximo de dois anos após a conclusão do processamento dos dados no caso.
Um caso de denúncia é considerado encerrado quando a função de denúncia tiver tomado medidas de encerramento do caso, por exemplo, quando o controlador de dados tiver decidido que uma investigação deve ser encerrada, que as informações devem ser encaminhadas para investigação ou tratamento adicional e quando qualquer processo legal tiver sido concluído etc.