Fireflys visselblåsningssystem

Information till rapporterande personer och andra än rapporterande personer.

1. Personuppgiftsansvar

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i samband med rapportering av missförhållanden är Firefly AB. Kontaktuppgifter och information om företrädare finns tillgängligt på Firefly ABs hemsida.

2. Allmänt om hantering av personuppgifter efter rapportering i visselblåsarkanalen

Rapporterande personer rapporterar via webbapplikation eller via telefonsvar. En särskilt behörig handläggare tilldelas ärendet och kan därefter läsa/lyssna av rapporten.

Enbart den eller de medarbetare som har tilldelats ett ärende i rapporteringssystemet kan läsa/lyssna av en rapport och korrespondens med den rapporterande personen.

Den rapporterande personen kan välja att vara anonym men det finns då risk för att informationen blir svårare att följa upp.

Det finns en meddelandefunktion i webbapplikationen. När rapporterande personer skriver meddelanden i ett rapporterat ärende ser handläggaren av ärendet endast ärendets referensnummer som avsändare.

Vid inkommen rapport görs en inledande bedömning av uppgifterna i rapporten och avseende huruvida ytterligare information behövs. Ärendet leder till att handläggare lämnar rekommendation till den personuppgiftsansvariga om fortsatt hantering. Det är alltid den personuppgiftsansvarige som beslutar om åtgärder med anledning av rapporteringen.

Beslut om åtgärder kan vara exempelvis att ärendet ska:

• läggas ned (till exempel på grund av bristfällig bevisning eller annat),
• föranleda en fördjupad utredning,
• lämnas vidare för intern eller extern hantering (till exempel till ansvarig på Firefly eller polismyndighet).

Personer som rapporterar uppmanas att tänka på att inte lämna information som inte är relevant för ärendet. Detta innefattar bland annat medvetet falska påståenden och information som kan uppfattas som stötande.

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Ändamålet med behandling av personuppgifter i samband med hantering av visselblåsarärenden är att Firefly AB ska förebygga, få kännedom om och åtgärda missförhållanden i verksamheten samt i vissa fall kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk med anledning av rapporterade missförhållanden.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är även att Firefly AB ska fullgöra dess skyldigheter enligt tillämpligt regelverk om rapportering av missförhållanden (bl.a. lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden).

4. Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter vid intern och extern rapportering är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar den personuppgiftsansvarige. De rättsliga förpliktelserna framgår av lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

5. Mottagare av personuppgifter

Informationen i systemet lagras inom Sverige och hanteras på uppdrag av den personuppgiftsansvarige.

Härutöver kan information innefattande personuppgifter komma att lämnas till de av personuppgiftsansvarige angivna kontaktpersoner, polis- eller åklagarmyndighet eller annan myndighet.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör om information behöver lämnas vidare, till exempel om det är aktuellt att initiera ett personalärende eller med anledning av rapporteringen, göra polisanmälan.

6. Lagring av personuppgifter

Personuppgifter som samlas in för hantering av visselblåsarärenden bevaras i högst två år efter det att behandlingen av uppgifterna i ärendet har avslutats.
A Ett rapporteringsärende bedöms vara avslutat när visselblåsarfunktionen har vidtagit avslutande åtgärder i ärendet, t.ex. när den personuppgiftsansvarige har beslutat om att en utredning ska läggas ned, att uppgifterna ska lämnas vidare för ytterligare utredning eller hantering samt när eventuellt rättsliga förfaranden har avslutats och liknande.